1С:Аптека для Казахстана

Первоначальная настройка функционала «Адресного хранения»

Для использования функционала «Адресное хранение» необходимо включить настройку «Использовать адресное хранение» в разделе «Администрирование» – «Запасы и закупки».

В карточке склада, для которого будут создаваться ячейки, необходимо включить настройку «Использовать адресное хранение»:

Заполнение справочника «Складские ячейки»

Для создания новой ячейки либо просмотра уже созданных записей необходимо перейти в справочник «Складские ячейки» через меню «Склад» – «Адресное хранение». При выборе склада в левой части формы, в правой будут отображены ячейки, созданные для данного склада.

Перед заполнением справочника необходимо создать набор дополнительных реквизитов, при выборе значений которых будет формироваться наименование ячейки. Чтобы добавить необходимые реквизиты, необходимо в карточке «Складской ячейки» выбрать команду «Еще» – «Изменить состав дополнительных реквизитов». В открывшемся окне выбрать элемент «Доп. свойства справочника «Складские ячейки»».

После того, как необходимые для описания ячейки реквизиты были созданы, необходимо в форме создания элемента справочника указать склад, для которого создается ячейка, и выбрать необходимые значения реквизитов.

Варианты создания и заполнения документа «Размещение товаров по ячейкам»

Предусмотрено несколько вариантов создания документа «Размещение товаров по ячейкам».

Первый вариант. Необходимо перейти в список документов «Размещение товаров по ячейкам» (раздел «Склад» – «Адресное хранение») и нажать на кнопку «Создать» – «Задание на размещение».

В документе заполняются: «Магазин», «Склад», «Организация». На вкладке «Товары» для каждой строки указывается ячейка, где будет храниться товар, номенклатура, характеристика и серия (если товар хранится в разрезе характеристик и серий), единица измерения и количество, которое будет помещено в ячейку.

Второй вариант. Документ «Размещение товаров по ячейкам» может быть создан на основании документа «Поступление товаров».

Третий вариант. Документ «Размещение товаров по ячейкам» может быть создан в режиме РМК.

После включения функционала «Адресное хранение» в режиме РМК на верхней панели кнопок появляется кнопка «Ячейки».

При нажатии данной кнопки открывается форма списка документов «Размещение товаров по ячейкам».

В списке отображаются только документы со статусом «В работе» (которые были созданы как в режиме администрирования, так и непосредственно в РМК). При выборе документа из списка появляется вкладка «Список товаров», в которой отображается табличная часть выбранного документа.

Для сохранения изменений предназначена кнопка «Записать», чтобы провести документ необходимо нажать кнопку «Завершить». По кнопке «Завершить» значение статуса документа будет автоматически изменено с «В работе» на «Подготовлено» и он перестанет отображаться в списке документов в режиме РМК.

Продажа товаров, распределенных по ячейкам в режиме РМК

При выборе товара, всё количество которого было разнесено в одну ячейку, автоматически считается, что при продаже данный товар будет списан с данной ячейки. Описание ячейки отображается в левой части формы над списком товаров. Просмотреть информацию по распределению товара в ячейке можно нажав соответствующую пиктограмму. Если она окрашена в зеленый цвет, это значит, что для товара указана ячейка, с которой будет производиться списание, и количество товара, списываемого с ячейки, соответствует количеству, указанному в табличной части в колонке «Количество».

Экспресс-разукомплектация в режиме РМК

При разукомплектации в режиме РМК товара, разнесенного в ячейку, происходит списание одной единицы комплекта с ячейки, где он был размещен, и оприходование в эту ячейку комплектующих. При этом автоматически создается документ «Размещение товаров по ячейкам» с видом операции «Перемещение». В табличной части документа отобразятся сведения как по комплекту, так и по комплектующим.

Отчеты по ячейкам можно посмотреть в разделе «Склад» - «Отчеты по складу» - «Адресное хранение» - «Основной».

Сведения о лекарственных средствах (далее ЛС) и прочих аптечных товарах хранятся в справочнике «Номенклатура». В справочнике хранится такая информация, как:

• наименование ЛС, группа учета, артикул, единицы измерения;
• полное наименование – данное наименование используется в печатных формах конфигурации;
• вид номенклатуры – можно дополнительно классифицировать лекарственные средства по различным видам (медикаменты, оборудование и т.д.), а также определить для каждого вида необходимость ведения учета по сериям номенклатуры.

Каждый элемент справочника «Номенклатура» имеет список дополнительных реквизитов: торговое наименование, международное непатентованное наименование, фармакологическая группа, основное действующее вещество, содержит психотропные вещества, содержит прекурсоры, отпуск по рецепту, содержит наркотические вещества.

Список дополнительных реквизитов может быть расширен пользователем.

Характеристики лекарственных средств

Конфигурация позволяет хранить информацию о фасовках, дозировках и формах выпуска лекарственных средств. Данная информация хранится в характеристике лекарственного средства. Для каждого лекарственного средства может быть создано любое количество характеристик. Использование характеристик позволяет анализировать остатки, а также определять себестоимость лекарственных средств в разрезе характеристик, т.е. фасовок, дозировок и форм выпуска.

Серии лекарственных средств

Есть возможность хранить информацию о серийном номере, номере и дате сертификата, дате выпуска, сроке годности, производителе и стране происхождения лекарственного средства. Вся эта информация хранится в сериях лекарственных средств. Использование серий позволяет вести учет лекарственных средств по срокам годности, анализировать остатки, а также определять себестоимость лекарственных средств, отдельно для каждой серии. Информация о сериях лекарственных средств хранится в справочнике «Серии номенклатуры».

Государственный реестр лекарственных средств

Функционал работы с «Государственным реестром лекарственных средств», изделий медицинского назначения и медицинской техники Республики Казахстан позволяет упростить заполнение справочника «Номенклатура». Программа поддерживает загрузку данных из реестра и автоматическое добавление информации о лекарственных средствах, что сокращает время ввода и снижает вероятность ошибок.

Любое лекарственное средство имеет в своем составе активный компонент – основное действующее вещество. Основное действующее вещество определяет предназначение того или иного лекарственного средства. В конфигурации «Аптека для Казахстана» у каждой номенклатуры есть предопределенное свойство «Основное действующее вещество», в котором указывается данный показатель.

Если в момент продажи в аптеке нет требуемого лекарственного средства, но есть его аналог – лекарственное средство с таким же действующим веществом, то фармацевт может предложить покупателю заменить лекарственное средство аналогом.

Подбор аналогов лекарственных средств доступен в режиме РМК.

Подбора аналогов осуществляется по «Международному непатентованному наименованию» (МНН), а также по «Основному действующему веществу» (ОДВ).

Доступен подбор двумя способами:

• кнопка «Поиск» - чтобы подобрать аналог для лекарственного средства нужно установить курсор на номенклатуре, для которой подбирается аналог, нажать кнопку «Аналоги» и система выдаст список подходящих лекарственных средств.

• кнопка «Цены» - для подбор аналога необходимо выбрать номенклатуру и нажать на кнопку подбора аналога ОДВ или МНН.

В РМК имеется возможность формировать заявки на недостающий товар. Для этого необходимо в табличной части интерфейса РМК нажать на пиктограмму «Продаваемые товары» при этом откроется форма ввода количества заказа. В ней необходимо указать заказываемое количество данного товара и нажать кнопку Enter.

Далее создается документ Заказ на перемещение по данному товару и указанному количеству.

Также добавить товар в заявку можно на форме подбора товаров по кнопке Поиск. На форме поиска следует нажать на ссылку Формирование заказа. При этом будет доступна табличная часть «Формирование заказа».

Для завершения формирования заявки необходимо нажать кнопку ОК. После этого, табличная часть «Формирование заказа» сворачивается, а в программе создается новый документ Заказ на перемещение с перечнем заказываемого товара. При повторном формировании заказа, будет создан новый документ Заказ на перемещение.

Для анализа данных и формирования заказа поставщикам по всему перечню документов предназначена обработка Формирование заявок из РМК (раздел «Закупки» - группа «Сервис»).

Заполнение допустимых цен осуществляется в регистре сведений «Реестр предельно допустимых цен», расположенном в разделе «Маркетинг» - «Ценообразование». В карточке элемента реестра предельно допустимых цен заполняются:

• период;

• номенклатура;

• характеристика;

• розничная цена.

Также имеется возможность осуществлять ввод предельно допустимых цен для большого количества номенклатуры по кнопке «Заполнить цены». В открывшемся окне «Загрузки предельно допустимых цен» необходимо указать путь к файлу с предельно допустимыми ценами.

После выбора файла необходимо в правом окне определить настройки и соответствие колонок полям.

В «Настройках» выбираем загружаемый «Тип цены»: «Оптовая» или «Розничная». В качестве номера первой и последней строки в листе указываем ту строку, с которой начинается и заканчивается список товаров.

В окне «Соответствие колонок полям» устанавливаются номера колонок с наименованием, МНН, лекарственной формой и ценой.

После указания соответствия колонок полям необходимо загрузить цены по нажатию одноименной кнопки. После загрузки цен списку товара из файла необходимо произвести соответствие справочнику «Номенклатура» по кнопке «Загрузить информацию для сопоставления».

После выбора списка элементов, необходимых для загрузки в конфигурацию, сопоставления торгового наименования и номенклатуры, заполнения сведений о качественных характеристиках необходимо записать сведения в регистр по кнопке «Записать в регистр».

Для работы с функционалом Продажи сопутствующих товаров необходимо произвести соответствующую настройку: раздел «Администрирование» – «Настройки номенклатуры» – «Общие параметры» – включить признак «Сопутствующие товары».

Далее необходимо задать соответствия основного товара и его сопутствующих товаров. Для этого применяется документ «Сформировать сопутствующие товары».

Документ разделен на две табличные части. В левой части заполняется основной товар из справочника «Номенклатура», в правой – сопутствующие для него товары. Например, при покупке лекарственного средства «Цианокобаламин» (в ампулах), продавец может предложить шприцы, вату и спирт. У одного товара может быть несколько сопутствующих товаров, и при этом они могут быть сопутствующими как круглогодично, так и посезонно.

Список всех созданных сопутствующих товаров отражается в отчете «Сопутствующие товары». В отчете имеется возможность установить отбор по магазину, товару, сезону.

В РМК при выборе в форме заказа товара «Цианокобаламин» необходимо нажать кнопку «Соп. тов.» в командной панели заказа. При этом в форме выбора откроется список сопутствующих товаров, из которого они могут быть добавлены в заказ покупателя.

Конфигурация «Аптека для Казахстана» позволяет вести учет остатков лекарственных средств в разрезе розничных цен. Ряд аптек использует среднюю розничную цену при продаже медикаментов, в то же время, другие аптеки фиксируют индивидуальные розничные цены для каждого поступления и хранят остатки в разрезе полученных розничных цен. В этом случае не требуется вводить дополнительный документ для установки цен, все данные вносятся в документе «Поступление товаров».

Стратегия ведения учета остатков лекарственных средств определяется на уровне магазина. Для этого необходимо указать способ учета, который может принимать следующие значения:

• Количественный учет в разрезе цен.
• Количественный учет.

Для анализа оборота и остатков лекарственных средств в разрезе розничных цен используется отчет «Ведомость товаров на складах».

Помимо стандартных разрезов («Организация», «Магазин», «Склад», «Номенклатура», «Характеристика») в отчете доступны разрезы «Серия номенклатуры» и «Цена в рознице». Разрез «Серия номенклатуры» позволяет контролировать сроки годности лекарственных средств, наличие сертификата, серийный номер. Разрез «Цена в рознице» используется в случае, если в аптеке ведется учет остатков в разрезе розничных цен.

Установка наценок

Механизм автоматических наценок предназначен для автоматического формирования розничных цен по определенным правилам.

В конфигурации предусмотрена возможность хранения параметров автоматических наценок, таких, как процент наценки и метод округления, которые используются для автоматического расчета розничной цены. Процент наценки можно установить как для отдельной номенклатурной единицы, так и для группы номенклатур в целом.

Данный механизм позволяет при заполнении табличной части документа «Поступление товаров» автоматически заполнить колонку «% наценки» и рассчитать розничную цену закупки.

Переоценка товаров

В программном продукте реализована возможность переоценки товаров с помощью документа «Переоценка товаров на складе». Оформить переоценку товаров на складе можно только для аптеки, ведущей учет остатков в разрезе розничных цен.

Документ заполняется списком товаров, для которых необходимо произвести переоценку, и в колонку «Новая цена в рознице» вносится новая розничная цена товара.

Конфигурация позволяет устанавливать границу минимального количества лекарственных средств, которое должно постоянно находиться в определенных местах хранения. Установка границы производится с помощью документа «Установка критических остатков».

В документе указывается место хранения, для которого устанавливаются границы критических остатков лекарственных средств. В табличной части перечисляются лекарственные средства, указывается критический остаток – минимальное количество номенклатуры на складе, значение точки заказа.

На основании данных о границе критического остатка ответственное лицо может создать документ «Заказ поставщику», которым зарегистрирует потребность в лекарственных средствах.

Из отчета «Анализ критических остатков» может быть запущен механизм формирования документов «Заказ поставщику». Для этого на форме отчета предусмотрена кнопка «Формирование заказа».

Данный механизм представляет собой форму, в которой отображается дерево значений, содержащее результат отчета «Анализ критических остатков».

Пользователю необходимо отметить те позиции, которые он хочет заказать. Количество номенклатуры указывается в колонке «Необходимо заказать».

При нажатии кнопки «Сформировать документы», происходит создание документов. Созданные документы доступны на закладке «Документы».

В отчет выводится информация о количестве проданных товаров со скидкой, без скидки, средней стоимости проданных товаров и т.д.

Отчет «Движения товаров организаций»

В отчет выводится информация о лекарственных средствах, сроках годности, количестве и сумме начального остатка, прихода, расхода и конечного остатка.

Отчет «Остатки на складах»

В отчет выводится информация о лекарственных средствах, сериях номенклатуры, ценах, количестве остатков на складах.

Отчет «Анализ критических остатков»

Позволяет проанализировать состояние остатков лекарственных средств на складах аптеки. Данный отчет представляет информацию только по лекарственным средствам, остаток которых необходимо контролировать.

Отчет «Реестр приходных накладных»

Предоставляет информацию о поступивших товарах и о назначенных розничных ценах на данные товары. Отчет содержит информацию о поставщике, дате поступления, номере входящего документа, список оприходованной номенклатуры, количестве номенклатуры, цене поступления номенклатуры и назначенной розничной цене.

В системе реализован механизм учета и прослеживаемости маркированных лекарственных средств в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан с поддержкой интеграции с ИС ЦЭДМ и специализированным рабочим местом «Маркировка и прослеживаемость лекарственной продукции» для выполнения операций с маркированными товарами и документами.

Настройка учета маркируемой продукции

Для работы с маркированными лекарственными средствами в системе необходимо включить параметры учета товарной группы по лекарственным средствам.

Пользователям назначаются профили доступа, которые определяют доступность операций с маркированной продукцией.

Учет маркированных лекарственных средств

Для работы с маркируемой продукцией необходимо установить особенность учета «Маркируемые лекарственные препараты» у вида номенклатуры. В системе реализован учет лекарственных средств в разрезе серий, сроков годности и кодов маркировки.

Работа с кодами маркировки при продаже

При продаже лекарственных средств в РМК предусмотрено сканирование кодов маркировки и их автоматическое добавление в чек ККМ. Система контролирует корректность кодов и фиксирует операции выбытия товара из оборота.