Работа с документами
«1С:Документооборот 8» позволяет работать с документами любых
типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов
которой соответствует требованиям приказа Министра культуры и спорта Республики
Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 «Типовые правила документирования и управления
документацией в государственных и негосударственных организациях».
Хранение и права доступа
В программе «1С:Документооборот 8» внутренние
документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой
предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на
выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения,
добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации «1С:Документооборот 8»
ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа
к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов
деятельности.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах
на диске.
Регистрация входящих и исходящих документов
«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию
входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация
сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями
и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки
на контроль;
- оповещение исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов,
по просроченным документам.
Учет обращений граждан и юридических лиц
В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии
с Законом Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных
и их защите».
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации
обращений граждан и юридических лиц в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан и юридических лиц используется специальное рабочее
место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан и юридических
лиц, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа
и контроля исполнения обращений граждан и юридических лиц используются отчеты «Исполнение
обращений граждан и юридических лиц», «Структура обращений за период», «Динамика
количества обращений», «Список обращений граждан и юридических лиц».
Учет договоров
В программе «1С:Документообороте 8» автоматизирован полный жизненный
цикл договорных документов:
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные
соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- многовалютный учет сумм договоров;
- учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
- контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
- контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
- учет подписания сторон
- расторжение договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных
договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы
по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных
договоров», «Расторгнутые договоры».
Заметки
В программе можно создавать заметки. Это личные записи, недоступные другим пользователям.
Сканирование
В программе «1С:Документообороте 8» предусмотрена возможность загрузки
входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих
интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе
и многостраничный.
Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый
поиск по распознанным документам.
Электронная почта
Любой документ или файл «1С:Документооборот 8» можно отправить
по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка
входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно
отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8»
использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем
столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных
задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить
или поменять местами элементы конкретного раздела.
«1С:Документооборот 8» обеспечивает доступ сотрудников к
файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном
редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая
версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные,
сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html,
txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В программе «1С:Документообороте 8» пользователи могут настраивать
и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании
нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются
учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора,
реквизиты контрагента.
При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или
документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все
указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются
на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В программе «1С:Документообороте 8» всем документам автоматически присваивается
штрихкод, который можно:
- распечатать на отдельном листе;
- распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
- распечатать на наклейке;
- вставить в электронный документ как изображение.
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для
автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В программе «1С:Документообороте 8» пользователи могут выводить на
печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный
номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на
отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В программе «1С:Документообороте 8» предусмотрены стандартные связи
между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации
ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами
и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются
единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа «1С:Документооборот 8» можно указать
несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом «Рассмотрение»
или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать
не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних
организаций.
Переадресация входящих документов
В программе «1С:Документооборот 8» можно учитывать переадресацию
входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных
входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать
сроки исполнения переадресованных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль
сроков возврата переданных документов.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе «1С:Документооборот 8» коллективная работа с
документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией
возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения
должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на
исполнение или ознакомление.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку
и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей
может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на
согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса
для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
В программе «1С:Документообороте 8» поддерживаются такие варианты
согласования, как:
- параллельное;
- последовательное;
- смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом
условий маршрутизации.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается
к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного
номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается
всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам
и проверять их исполнение.
- Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный
цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение/ознакомление,
списание в дело.
- Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный
цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.
- Обработка внутреннего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный
цикл создания внутреннего документа - согласование, утверждение, регистрация,
рассмотрение, исполнение/ознакомление, списание в дело.
- Комплексный процесс: это сложный процесс, состоящий из отдельных этапов
позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа. В программе маршруты
комплексных процессов (и шаблонов процессов) можно настроить с помощью графических
схем. Комплексные процессы можно настроить одним из двух способов: либо схемой,
либо списком действий.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям,
но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли «Директор»,
и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент
выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов
маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации.
Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч тенге,
будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров - другой.
Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном
языке.
Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников
и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании
бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче
другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов
и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав
доступа.
Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется
на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий
реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной
части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В программе «1С:Документообороте 8» реализован полнотекстовый поиск
любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому
версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и английского языков.
Обсуждения
При помощи механизма обсуждений можно организовать общение с коллегами. Это может
быть полезно, когда перед составлением документа, например регламента или инструкции,
требуется собрать мнения коллег.
Учет отсутствия сотрудников
Информация об отсутствии сотрудников помогает корректировать действия сотрудников
и их принятия решений, что позволяют оптимизировать работу сотрудников.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя
информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу
сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в
себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно
построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ,
подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В программе «1С:Документообороте 8» предусмотрена работа в режиме распределенной
информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной
базе, а на диске.
Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
В программе «1С:Документообороте 8» предусмотрены планы обмена с типовыми
конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.3»:
«ERP Управление предприятием », редакция 2
«Комплексная автоматизация», редакция 2.1
Веб-сервисы работы с файлами
«1С:Документооборот 8» может выступать как внешняя по отношению
к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между программой «1С:Документооборот 8» и другим приложением (например, другой информационной базой,
работающей на платформе «1С:Предприятие 8») осуществляется при помощи веб-сервисов.
